Kaizen - 5S

1. Seiri - Sàng lọc (Sort):
   
   Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức ...


2. Seiton - Sắp xếp (Simply):
   
   Phân loại, hệ thống hoá để bất cứ thứ gì cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại".


3. Seiso - Sạch sẽ (Shine):
   
   Thực chất là lau chùi, quét Đôn, vệ sinh, kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.


4. Seiketsu - Săn sóc (Chuẩn):
   
   Nhằm "Tiêu chuẩn hoá", "Quy trình hoá" những gì đã đạt dược với ba nguyên tắc nêu trên để mọi thành viên của doanh nghiệp Tuân theo một cách bài bản, hệ thống.


5. Shitsuke - Sẵn sàng (Duy trì):
   
   Giáo dục, duy trì và cải tiến bốn nguyên tắc nêu trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suất quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Áp dụng Kaizen và 5S sẽ giảm thiểu những lãng phí:

1. Sản xuất dư thừa:
   
   Làm tăng rủi ro lỗi Một, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy cơ phải bán với giảm giá hay bỏ đi dưới dạng phế liệu.


2. Khuyết tật:
   
   • Các khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, bán hàng.
   • Sai sót giấy tờ và thông tin về sản phẩm.
   • Chậm giao hàng.
   • Sản xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu ...


3. Tồn kho:
   
   Hậu quả là chi phí tồn kho và bảo quản cao, lãng phí không gian, giảm quay vòng vốn hiệu quả ...


4. Di chuyển bất hợp lý:
   
   Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt bằng, đường sá, nhà xưởng


5. Chờ đợi:
   
   Là thời gian nhân lực hay máy móc Nhàn roi bởi sự tắc nghẹn hay luồng sản xuất trong hệ thống sản xuất hiệu quả kém.


6. Thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị:
   
   Ảnh hưởng đến năng suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu phẩm, tăng giá thành sản phẩm ...


7. Sửa sai:
   
   Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử dụng thiết bị kém hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ trong sản xuất ...

Và sẽ đạt được những lợi ích:

• Nâng cao năng suất (P - Productivity)
• Nâng cao chất lượng (Q - Quality)
• Giảm chi phí (C - Cost)
• Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
• Đảm bảo an toàn (S - Safety)
• Nâng cao tinh thần (M – Morale)
• Ngoài ra, việc một công ty không đáp ứng được tiêu chí 5S cũng chính là phản ánh về việc công ty đó quản lý yếu kém.

5S không chỉ mang đến bộ mặt mới cho văn phòng mà còn có thể áp dụng rộng rãi, trong các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn, có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kì ngành nào, lĩnh vực nào với triết lý dễ hiểu, thuật ngữ đơn giản và phù hợp với bản tính chung của mọi người đó là ưa thích sự sạch sẽ, ngăn nắp khoa học tại nơi làm việc.

Cá nhân và gia đình cũng có thể áp dụng Kaizen - 5S để tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giảm thiểu những quyết định, lựa chọn bất hợp lý gây căng thẳng, vì:

• Seiri:
  
  Sẽ giúp loại bỏ những vật dụng vô ích như đồ gỗ, đồ điện hỏng, quần áo cũ, chai lọ, túi Nilon, hộp carton ... Không gian sống sẽ rộng hơn, thoáng hơn.


• Seiton:
  
  Sẽ giúp không mất thời gian tìm kiếm cuốn sách, bút bi, đôi giày, máy di động, chia khoá, tập tài liệu ...


• Seiso:
  
  Sẽ giúp ngôi nhà luôn gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, thoáng mát ...

Bí quyết thực hiện thành công 5S

Bí quyết 1: Phải có 4 yếu tố cơ bản, đó là:

1. Thứ nhất: Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. 5S chỉ có thể thành công khi có nhận thức đúng đắn và quan tâm của lãnh đạo.
2. Thứ hai: Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện, đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện, khi đã có nhận thức và phương tiện, mọi người sẽ tự giác, chủ động tham gia.
3. Thứ ba là tạo môi trường thích hợp khuyến khích tất cả mọi người tham gia.
4. Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với một tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Bí quyết 2: Phải trải qua các bước thực hiện:

1. Chuẩn bị.
2. Thông báo chính thức của giám đốc về việc thực hiện.
3. Mọi người tiến hành tổng vệ sinh.
4. Bắt đầu bằng “Sàng lọc”.
5. Thực hiện “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “sạch sẽ” hàng ngày.
6. Đánh giá định kỳ.

Phương pháp sáng tạo KAIZEN của Nhật Bản

Kaizen có nghĩa là "Không ngừng cải tiến, không ngừng sáng tạo".

Xuất phát từ suy nghĩ rằng "trục trặc" có thế này sinh liên tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào hoạt động trong quá trình, người Nhật đề ra triết lý quản lý Kaizen để khắc phục các "trục trặc"này:

Các chương trình KAIZEN cơ bản:

1. 5S:
   Là viết tắt của 5 từ Nhật Bản là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
2. KSS:
   Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ. Qui mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm. Trong năm 1990, tỷ lệ số lượng khuyến nghị được gửi sẽ được sử dụng là 32 ở Nhật Bản và 0.11 tại Mỹ.
3. QCC:
   Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau và Kaizen trong nơi làm việc.
4. JIT:
   Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Đó chính là một phần trong hệ thống sản xuất của Toyota. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty Toyota chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
5. 7 Công cụ thống kê:
   Là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, chúng bao gồm:

   • Phương pháp thu thập và phân tầng dữ liệu.
   • Phiếu kiểm tra.
   • Biểu đồ nhân quả.
   • Biểu đồ Pareto.
   • Biểu đồ phân bố.
   • Biểu đồ phân tán.
   • Biểu đồ kiểm soát.

Phương Tây chú trọng "Đổi mới" có tính tức thời, đột phá về công nghệ, kỹ thuật ... với kết quả rõ ràng.

Người Nhật quan tâm đến "Cải tiến liên tục", cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm thế nào để ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, dù chỉ một chút. Hiệu quả của Kaizen vì thế rất tinh tế, nhỏ bé và không nhận thấy ngay, nhưng về lâu dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và có sức cạnh tranh cao.

8 Bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hóa:

1. Lựa chọn chủ đề (công việc, bộ phận ...) (P).
2. Tìm hiểu hiện trạng và xác định mục tiêu (P).
3. Phân tích dữ kiện thu thập để xác định nguyên nhân (P).
4. Xác định Biện pháp thực hiện trên cơ sở phân tích dữ liệu (P).
5. Biện pháp thực hiện (D).
6. Xác nhận kết quả thực hiện (C).
7. Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn (A).
8. Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo (A).

Các yếu tố để quyết định sự thành công khi áp dụng Kaizen tại một tổ chức là:

• Cam kết của lãnh đạo cao nhất.
• Vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm.
• Sự nổ lực tham gia của mọi người.
• Việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.

Các phương pháp sáng tạo ý tưởng:

• Brain storming
• Phương pháp “Zero sum”
• Phương pháp “Osborne”
• Phương pháp “Calculator” (ứng dụng các chức năng của chiếc máy tính).

.